Cada material que se mueve dentro de un almacén es único, ya que cuenta con características particulares (marca, fabricante, dimensiones, tipo de embalaje, color, peso, etc.) que necesitamos conocer al detalle si queremos manejar los materiales de forma adecuada. La herramienta que nos permitirá conocer todos los elementos físicos de los materiales y/o artículos que manejamos en la operación se conoce como Catálogo de Artículos y consiste en un listado de los SKU’s con todos los datos clave: código de artículos, código de barras (EAN 13, DUN 14), descripción, unidad de entrega, unidad de empaque, dimensiones, tipo de unidad de movimiento etc.
¿Qué papel juega el catálogo de artículos en la cadena de valor?
El papel que juega el catálogo de artículos es fundamental, ya que la operación depende directamente de él y de la información que contiene. No existe operación logística que no utilice los datos del catálogo de artículos, desde la recepción de proveedores y/ o líneas de producción hasta la entrega o despacho a clientes, y si no contáramos con él no podrían existir documentos que respalden los movimientos de la operación y la administración de los almacenes por medio de los WMS’s.
A pesar de su importancia, los responsables de la operación logística sólo se preocupan por el contenido básico del catálogo, como son la clave de los SKU’s, su descripción, consumo, tipo de almacenamiento, etc., y no consideran datos identificativos de sus características físicas. Es en este último aspecto donde el Catálogo de artículos puede marcar la diferencia entre una simple operación y una operación eficiente con costos operativos competitivos.
Para entender de mejor manera lo antes expuesto, analicemos un par de ejemplos:
Supongamos que la capacidad de almacenamiento actual de un Centro de Distribución está siendo rebasada, lo cual va a hacer necesario definir la capacidad de la nueva instalación y, por lo tanto, se requiere conocer los flujos y niveles de inventario para convertirlos en unidades de almacenamiento. Esta conversión es el resultado de la división de las piezas en inventario entre la cantidad de piezas por unidad de almacenamiento, pero ¿cuántos negocios cuentan con esta información? Está claro que esta simple división determina la cantidad de posiciones que requiere la nueva instalación, a partir de un análisis tan sencillo nos podríamos asegurar de que no se van a sobre dimensionar los espacios ni tampoco a limitarse el área destinada para el almacenamiento.
Otro ejemplo podría ser la optimización de rutas y la mejora de la capacidad del transporte. Dentro de los objetivos de muchos ejecutivos involucrados en la actividad logística, la mejora del transporte es una constante. Si bien en este rubro se requiere el análisis de muchos factores, nadie podrá negar que la utilización de la capacidad cúbica y de carga de las unidades es uno de los temas que más impacta en la eficiencia del transporte, y es precisamente en este punto donde los datos de volumetría y peso de cada uno de los artículos que se distribuyen son una pieza clave. El no contar con esta información nos resta elementos de análisis para poder determinar si la manera en que se utiliza el transporte es eficiente o no.
Por experiencia propia y por la de muchos otros profesionales involucrados en el análisis para la mejora de las operaciones, se puede asegurar que existe un porcentaje muy bajo de empresas que consideren al catálogo de artículos un elemento estratégico para la mejora de las operaciones logísticas. El origen de esta percepción radica en que la mayoría de los directores de logística y compras ven en el catálogo sólo elementos comerciales y desconocen su impacto en la operación. Es importante que las personas involucradas en la cadena de valor cambien su percepción y vean al catálogo como una herramienta clave en el momento de buscar mejoras y ahorros en sus operaciones.
