Número GLN, el ID de las empresas alrededor del mundo

El Número Global de Localización (GLN) puede ser utilizado por cualquier entidad para identificar sus ubicaciones. Alejandra Montes de Oca

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Desde su nacimiento y a lo largo de la vida, la gente se enfrenta ante el reto constante de validar quienes son ante diversas autoridades, gobiernos, instituciones e incluso personas. La importancia de identificarse inicia al momento de tomar las huellas dactilares y plantares del bebé para ponerle posteriormente un brazalete o pulsera que incluye el nombre de la madre, sexo del recién nacido, fecha y hora de nacimiento. 

Acta de nacimiento, credencial de elector, cartilla militar, pasaporte, visas, entre otros, son solo algunos de los documentos que validan la identidad y dan personalidad jurídica a las personas. Además, la naturaleza ha brindado al ser humano identificadores como el ADN y biométricos (huellas digitales, patrón de venas de las manos, reconocimiento facial, lectura de iris y retina, etc.) que hacen única a una persona entre 7 mil 500 millones de habitantes.        

Esto no es distinto en el ámbito comercial y de negocios, ya que las compañías de diversos sectores se han visto en la necesidad de identificar de manera única e irrepetible sus materias primas, productos, cajas, pallets y tarimas para una mejor administración de inventarios, cobro de artículos, transporte y distribución, así como tener visibilidad y trazabilidad para dar transparencia a sus procesos y productos a lo largo de la cadena de suministro. 

Gracias a la implementación del código de barras bajo estándares GS1 y, en algunos casos, la utilización de chips de radiofrecuencia (RFID), les han dado una identidad única a sus mercancías en cualquier parte del mundo, al saber qué producto es y en qué país fue codificado para hablar el lenguaje mundial de los negocios. 

Hacia una identificación empresarial

Actualmente, es clave para la economía (tradicional y digital) ir un paso adelante en el tema de identificación, al darle una identidad única a cada compañía, así como a sus socios de negocios. Ante este panorama, GS1 brinda el Número Global de Localización (GLN por sus siglas en inglés: Global Location Number), el cual puede ser utilizado por cualquier entidad u organización para identificar sus ubicaciones en cualquiera de los siguientes casos:

  1. Entidades físicas: tiendas, almacenes, centros de distribución (CEDIS), puntos de ventas, plazas en puerto, etc.
  2. Organizaciones como entidades corporativas.
  3. Entidades para fines legales.
  4. Procesos de negocio como transacciones comerciales, identificar al comprador y al vendedor, etc.
  5. Entidades digitales. Por ejemplo, localizar un archivo, contrato o documento electrónico.

Además, el GLN sirve como documento de identidad (ID por sus siglas en inglés) para aplicarse de manera práctica en tres situaciones:

  • Regulatorio. Trazabilidad, administración de retiro de productos (recall), verificación del origen de mercancías, seguridad del paciente y del consumidor, etc.
  • Uso al interior de la organización. Análisis de gastos, análisis de ventas, uso de catálogos de productos, etc.
  • Cadena de suministro y transacciones comerciales. Envío de productos a la dirección correcta, administración de devoluciones, vincular el código de barras o Número Global de Artículo Comercial (GTIN por sus siglas en inglés: Global Trade Item Number) con el GLN del proveedor, procesos de intercambio electrónico de datos (EDI por sus siglas en inglés) como orden de compra, aviso anticipado de embarque, confirmación de recibo y factura electrónica, entre otros.

Por otra parte, de ser necesario compartir el dato en sistemas de información, se puede codificar el GLN en varios tipos de códigos de barras ampliamente usados en ambientes logísticos. También es posible vincularlo a otro GLN para proporcionar información más precisa como indicar ubicaciones específicas dentro de un almacén. Además, el número GLN es reconocido por la Organización de las Naciones Unidas (ONU), el cual lo utiliza para la identificación de parcelas de cultivo y PyMEs de productos agrícolas y de alimentos en cualquier parte de la cadena de valor (Blue Number). 

GS1 Global está impulsando tener un registro mundial de números GLN a través de una plataforma de captura y resguardo de información. Además, el GLN es esencial en varias soluciones que emplean los estándares GS1 como Healthcare y Trazabilidad. 

En el caso de la Trazabilidad, el número GLN es parte de los requisitos para ser una organización certificada en el Estándar Global de Trazabilidad (GTS por sus siglas en inglés: Global Traceability Standard), el cual menciona la necesidad de identificar las ubicaciones físicas de una empresa con la intención de tener el control de los puntos físicos donde se han desplazado los artículos.

Cabe destacar que algunos retailers en México hacen uso del número GLN para identificar CEDIS y en ciertos casos tiendas, con el objetivo de indicar las direcciones donde serán entregados los productos. Además, con la iniciativa Order to Cash (O2C), que impulsa GS1 México, cobra mayor relevancia el uso de GLN para identificar ubicaciones físicas, ya que está integrado en el mensaje de Aviso de Despacho (DESADV por sus siglas en inglés: Despatch Advice) para notificar los productos enviados al socio comercial. 

En los próximos meses, GS1 México impulsará fuertemente el uso del GLN en transacciones electrónicas y reforzará su utilización por más cadenas comerciales con la iniciativa O2C para identificar ubicaciones. Aún queda mucho camino por recorrer e implementar GLN en otros sectores como salud, gobierno y servicios, sin embargo, se han dado pasos firmes hacia la identificación de las organizaciones para darles identidad y certeza en sus relaciones comerciales.