“Lo que no se mide no se puede controlar, y lo que no se controla no se puede administrar”.
Con ese principio, me he tomado un tiempo de reflexión para escribir sobre KPI (Key Performance Indicator) o en otro término simple, indicadores de gestión logística para medir la eficiencia, la productividad y la calidad.
Los indicadores (KPI) en el eslabón del transporte son fundamentales para elevar los niveles de servicio y de operación dentro de la cadena de suministro, pues permiten medir con eficacia los procesos.
En su proceso de crecer, las empresas costarricenses buscan más clientes a quienes venderles. Esto las lleva a participar en diferentes segmentos y canales que tienen comportamientos muy diferentes en sus demandas, así como en sus requerimientos de atención y productos.
Debido a esto, es importante fortalecer cada eje en la cadena de suministro para satisfacer la nueva demanda y sus cambios que se presentan en las cadenas de retail.
Generalmente, medir el desempeño de nuestras actividades de transporte involucra conocer a detalle la cadena de suministro. Por ejemplo, en el caso de las empresas de logística, las operaciones de transporte pueden estar funcionando correctamente (aparentemente), pero la realidad es que si no la está midiendo, entonces no puede estar seguro de ello.
A diferencia de lo que se piensa, el transporte no sólo está compuesto únicamente de la operación, los equipos y el sistema, sino también de la gente. Difícilmente, las empresas llegan a comprender estos aspectos, por lo que entender y monitorear el desempeño de cada elemento resulta un reto importante para la complejidad de la cadena de suministro y obtener los resultados esperados.
Un primer paso es la recolección de datos de los aspectos más importantes del proceso y su procesamiento en indicadores de desempeño específicos, cada uno de ellos relevantes para su operación, de tal forma que sean medibles, alcanzables, realistas y oportunos.
Por esta razón surge la siguiente pregunta:
¿Cómo medir el desempeño del transporte en su organización?
Antes de responder, es necesario hacer hincapié en que el crecimiento rentable de una empresa no está sustentado solamente en su estrategia de negocios que define en qué mercados y con qué productos participar; es imperativo diseñar una estrategia de operaciones, por lo que necesitamos:
I. Seleccionar indicadores. Antes de decidir qué indicadores utilizar primero es necesario decidir qué es lo que se quiere saber de la operación.
II. Definir y revisar las metas. El punto más importante es alinear las metas estratégicas a la organización.
III. Recolección de datos. Al identificar las fuentes de información (manuales, recolección automática y sistemas específicos) cada dato recolectado, se podrá integrar a los sistemas existentes para la gestión.
IV. Revisión y evaluación. Se deben estipular las frecuencias, así como las comparaciones basadas en un benchmark interno y externo.
V. Publicación y retroalimentación. La forma de mostrar la información del desempeño puede hacer una gran diferencia para el éxito su gestión. Normalmente deben ser gráficos e incluir la medición de la situación actual contra el objetivo previamente definido.
VI. Identificar la estrategia para mejorar el desempeño. Una vez identificado el indicador con menor desempeño se definen estrategias de mejora, tales como: capacitar, compartir mejores prácticas, buscar razones del bajo desempeño, etc.
VII. Ejecutar las acciones para implementar la estrategia. Una vez identificada la estrategia se definen las actividades encaminadas a mejorar el desempeño, para ello es necesario asignar fechas y responsables en dar seguimiento y monitorear resultados.
Bajo esta medición, encontramos que se generan diversas cadenas de valor coexistiendo en la misma empresa. Esa es precisamente la complejidad, que no todas las empresas logran percibir y por lo tanto, no logran enfrentarse al mercado de forma efectiva. Debido a esto, es importante tener en cuenta los siguientes tres aspectos:
1. Mejorar el desempeño de la operación:
2. Selecciona los equipos y sistemas adecuados
3. Desarrolla a tu gente
Considerando todos los elementos anteriores, a través de una estrategia efectiva de clientes y operaciones cualquier empresa tiene mejores posibilidades de posicionarse en el cuadrante de crecimiento rentable. Estas estrategias llevan a la empresa a tener un enfoque en clientes y productos, con el apoyo de todas las capacidades correctamente desarrolladas.
De esta forma no se involucra a la empresa a crear una complejidad más allá de la requerida, por el contrario, se fortalece a la compañía en ser rentable ante los diversos cambios económicos, por los que hoy estamos pasando.
Ya tiene todos elementos para que a partir de hoy pueda crear su cuadro de KPI, no deje de pasar esta oportunidad y inicie el camino a la productividad de sus operaciones.
