Cada vez son menos las funciones que se realizan con papel y documentación física, ya que la digitalización ha ido conquistando desde las transacciones del retail hasta los grandes movimientos de dinero, como es el caso de la industria del transporte marítimo de contenedores. Drewry, en conjunto con el gigante del crédito financiero MasterCard, elaboraron un libro blanco sobre las nuevas modalidades en el proceso de facturación en la industria del shipping a nivel internacional.
Bajo el título de “Invoicing and payment processes in global container shipping: ready for disruption?”, el documento busca mostrar la dimensión de las transacciones (tanto en cantidad de dinero como en volumen de documentación de papel requerida) que se realizan anualmente en la industria y enfrentarlo al impacto de la automatización y digitalización de los procesos de pago, lo cual se traduce en una disminución de las fricciones: menores costos y tiempo.
Pequeños y grandes
De acuerdo a las conclusiones del documento, es en las pequeñas empresas donde hay mayor desconfianza hacia los procesos automatizados o digitales y, es precisamente allí, donde aún se desarrollan procesos de facturación manual, donde ocurren la mayor cantidad de errores. Por lo tanto, mientras más grande sea el stakeholder (o parte interesada), mayor tendencia hay en confiar en procesos digitales donde hay menores fricciones y, por ende, menos errores.
La disrupción viene de la mano de la tecnología y la capacidad que ésta tiene para “poner de cabeza” a los actores de la industria que deben adoptar las nuevas tecnologías para adaptarse al escenario cambiante de los procesos y eficiencias.
Bajos niveles de automatización
El gran desafío está en que, actualmente, los niveles de penetración de la automatización son muy bajos, a pesar de existir la tecnología y aplicaciones para hacerlo. El documento detalla que especialmente las pequeñas y medianas empresas de shippers y forwarders son las más escépticas a la hora de incorporar procesos automatizados en la facturación, siendo transferencias bancarias y cheques los métodos de pago de preferencia y, en casos escasos, pagos con tarjeta de crédito. El uso de plataformas de pago (PayCargo.com, payanybiz.com, US Bank and Elavon, Cass, Data2logistics, Veem, por nombrar algunos) aún es incipiente.
Las pequeñas y medianas empresas prefieren los procesos manuales, aun cuando éstos demoran entre 2 y 15 minutos por reserva/factura y son altamente propensos a errores humanos (lo cual hace aumentar exponencialmente el tiempo cuando hay correcciones). En el caso de las grandes navieras el tiempo y el margen de error es menor gracias a procesos estandarizados en grandes contratos anuales.
El shipper, el forwarder y la naviera
El Intercambio Electrónico de Datos (EDI) permite automatizar procesos de facturación para medianos/grandes embarcadores, pero demora tres meses su instalación. Una vez en funcionamiento el envío de facturas y consolidación de carga está disponible a un clic, pero los usuarios de esta plataforma alcanzan como máximo un ratio de 85% de uso, debido a incompatibilidades con tecnologías usadas por sus contrapartes.
Para los forwarders, el procesamiento de la documentación manual toma aproximadamente tres minutos. Para forwarders con facilidades financieras pueden consolidar varios embarques en un solo pago y facturar cada semana o bimensual a través de un proceso manual. Los que usan EDI los tiempos de proceso y periodos de facturación se acortan. En los casos de liberación de carga no se trabaja con crédito sino con pago a contra entrega, elevando los costos debido al uso de BL impresos (costos pueden bajar hasta 0$ si se utilizaran BL electrónicos).
En el caso de las navieras, se resguardan en el proceso manual de la consolidación de la carga como respaldo ante los clientes. Muchas navieras utilizan auditores para chequear las facturas que no cuadran, usualmente rechazadas por tarifas de BL, demora y detención, tarifas de fletes y cargos de combustibles.
Si bien las tecnologías y aplicaciones para automatizar y ahorrar tiempo y dinero existen y están a disposición de los actores de la industria de transporte marítimo, está en ellos adoptarlas e incorporarlas en sus procesos, dejando atrás los prejuicios asociados al error, pues es el error humano el que cuesta más caro.
