En las organizaciones, la calidad de los costos forma parte integral del gasto de producción o de prestación de un servicio, por lo que es necesario utilizar sistemas informativos de calidad, así como establecer procesos para su adecuado control y análisis. Cuando las empresas no tienen bien definida ni estructurada una relación de costos presentan problemas en la toma de decisiones y, por ende, se ve afectada no sólo la corporación, sino otros eslabones de la cadena de suministro.
En el pasado, los costos estándar se han utilizado en la gestión empresarial con muy buenos resultados en la toma de decisiones. Dicha capacidad de gestión se basa en la calidad de datos con que se cuenta y su adecuada clasificación, ya que de esta forma se pueden identificar los costos en función de su naturaleza: abastecimiento, producción, almacenamiento, distribución, ventas, administración y otras clasificaciones que requiera la empresa.
En décadas pasadas, el cálculo de costos era realizado manualmente, lo cual representaba una labor compleja en la identificación de costos. Por este motivo, algunas empresas se limitaban a obtener balances finales que consistían en la suma de los costos totales del ejercicio entre el volumen del mismo (producción, almacenamiento, distribución, ventas, entre otros).
Por lo tanto, la evaluación de costos era realizada únicamente con apoyo de los registros contables y era complicado conocer la naturaleza o estructura de los costos implicados (Lavolpe, A. 2005. Los sistemas de costos y la contabilidad de gestión: Pasado, presente y futuro. UBA).
Título: Los sistemas de apoyo en la actualidad y sus beneficios
El desarrollo tecnológico ha generado gran cantidad de datos electrónicos que permiten aproximarse a la identificación de los costos reales asociados a una o diversas actividades. Además, el desarrollo de sistemas informáticos como el software de planificación de recursos empresariales (ERP) para el manejo e integración de datos, ha contribuido a la identificación de los costos reales.
La identificación de costos puede realizase de forma tan detallada como se requiera, pero a mayor detalle, mayor es el costo de obtenerlo. Por lo que cada empresa determina, en función de su naturaleza, a qué nivel los requiere obtener.
Una buena determinación de los costos para la toma de decisiones de las empresas, contribuye a mejorar su contribución marginal (volumen y rendimiento de ventas). Algunos ejemplos son la determinación del costo generado por las distancias recorridas en la distribución de un bien o servicio, así como los costos asociados a la ubicación de los centros de distribución para la gestión del costo de servicio.
Con la información de costos por cliente se puede determinar y agrupar, mediante la técnica ABC, la rentabilidad asociada y establecer estrategias a través de niveles de servicio.
Al conocer la relación ingreso-costo por cliente específico, las empresas pueden realizar una categorización para ofrecer un nivel de servicio en función de la rentabilidad que el segmento proporciona a la empresa. Incluso, el conocimiento de la contribución por cliente puede servir al área de ventas para determinar hasta qué punto ampliar su cartera de consumidores, focalizar los esfuerzos de prospección en los segmentos con mayor potencial de rentabilidad de largo plazo y captar los que ya producen mayor rentabilidad, entre otras funciones (Toma, J. 2011. La gestión de la rentabilidad de los clientes. Cognus).
Además, permite determinar aquellos casos en los cuales quizá sea atractivo ofrecer un descuento por entrega en almacén o a través de un tercero, sobre la base de que, al proveer un bien o servicio, la compañía consume recursos que se traducen en costos, lo que se conoce como gasto de servicio al cliente. Esto varía de un cliente a otro, lo que significa una rentabilidad diferente para cada uno.
A pesar de los beneficios que trae consigo el uso de sistemas como ERP, se ha observado que la adopción de estas herramientas, en su mayoría, se encuentra concentrada en las grandes compañías. Esto no sucede con las pequeñas y medianas empresas (Pymes), donde su proyección de costos estimados se realiza por medio de métodos de contabilidad tradicionales.
Según la empresa Acumática México, el nivel de penetración de tecnologías de la información (TI), en materia de gestión empresarial en las Pymes mexicanas, era de 5.9% en 2013, una de las cifras más bajas en América Latina. Una de las razones es por su alto costo, lo que limita las oportunidades de acceso a este tipo de tecnología (Notimex. 2013). En México sólo 5.9% de las Pymes usan tecnologías de la información. (El Financiero. Empresas. 12 de febrero de 2014).
Otra razón muestra que inclusive las Pymes que se han arriesgado a adquirir uno de estos sistemas a pesar de su costo, han tenido malas experiencias en su aplicación, lo que da la percepción de que en lugar de optimizar el trabajo, lo dificultan.
La importancia de elegir el sistema adecuado para la calidad de costos
De acuerdo con Carrillo (2014), antes de invertir en cualquier tipo de sistema informático, es muy importante que la compañía identifique sus requerimientos específicos, a fin de determinar por sus características cuál es el sistema con mayor capacidad de adaptarse a sus operaciones y necesidades.
Además, el sistema deberá contribuir a la calidad de la información generada en costos a través de los datos capturados, ya que a pesar de utilizar tecnología para la captura electrónica (por ejemplo, dispositivos móviles), sigue siendo responsabilidad humana el registro correcto de costos como los asociados a pago de proveedores, cuya correcta asignación depende de la elección del centro de costo correspondiente.
La calidad se refiere a la adecuada asignación del costo. Al respecto, es común encontrar inconsistencias al identificar costos no asociados, ya sea por omisión o por la necesidad de actualizarse. La primera se refiere a la asignación en un centro de costos diferente a su naturaleza (por ejemplo, un costo de venta en un centro de costos de distribución). En tanto que la segunda ocurre por lo general después de una optimización de procesos, por lo que ahora el costo debe ser compartido entre dos o más centros de costos, como es el caso de una optimización de inmuebles al compartir espacios por diversas áreas.
Generar información basada en costos inadecuados conlleva a un análisis incompleto y contribuye a tomar decisiones no óptimas. En el caso del costo de servir, una inadecuada estructura de costos puede segmentar clientes, lo que afectará, por ejemplo, su frecuencia de visitas y su tiempo de respuesta.
El éxito o fracaso de estos sistemas radica también en el correcto uso por parte de las personas involucradas. En ocasiones, la falta de disciplina en el registro de gastos se potencializa en función de las áreas que participan. Ante esta situación, la empresa debe encargarse de que la comprensión y el impacto de los costos logísticos sean de conocimiento de los involucrados, además de promover su adecuado registro.
El valor de la correcta asignación de costos
De esta forma, la impecable asignación de costos:
1. Facilita la acertada toma de decisiones en la empresa.
2. Evalúa correctamente el valor de las actividades generadas.
3. Promueve la identificación de oportunidades para la reducción de costos.
4. Mejora los márgenes de utilidad al conocer e identificar las actividades que generan los gastos y como atenderlos.
Bibliografía:
– Hau Echeverría, W. 2013. Análisis del costo de servicio al cliente: estrategia competitiva. Énfasis Logística.
* Investigadora y Director de Logyca México. ot@logyca.mx whau@logyca.mx
