Al hacer cambio de divisa por línea de factura y redondear, luego la suma de estas puede no coincidir con la base sujeta a impuestos, y lo que es peor, tampoco con el importe de los pagos y cobros relacionados. Las soluciones que suelen proponer las empresas de software son:
1- Se almacenan todos los decimales en cada línea de factura. Error. Estás trasladando el problema a la contabilidad. Y una vez allí, te verás forzado a arrastrar saldos con 8 o 10 decimales. Eso no es viable.
2- Se da por sentado que la vida es imperfecta. Se deja que los parciales no coincidan con el total. Error. Tendrás asientos descuadrados en contabilidades analíticas.
3- Se vuelca la diferencia entre la suma de las líneas y el total previsto a la cuenta de “diferencias de cambio”. Es una solución aceptada. Pero estás abriendo una vía de agua sólo por no ser capaz de encontrar una solución.
4- Sumas las líneas con el cambio aplicado, y las recargas con la diferencia con respecto al total previsto. Correcto. ¿ Por qué ?
Porque lo único que se convierte en real en las transacciones es el dinero. Y los pagos y cobros resultantes ya están prefijados, se han cambiado de divisa y posiblemente ya estén en circulación por lo que ya son inamovibles.
Por tanto hay que recalcular hacia arriba a partir de los totales.
Pero entonces… ¿ qué sucede con las diferentes bases imponibles y retenciones que se totalizan desde diferentes líneas ?
Nuestra solución, es la más complicada pero la más exacta. La diferencia del redondeo debe calcularse y recargarse de forma diferenciada por cada base. Pero teniendo en cuenta que deben excluírse las retenciones que como impuesto, debe seguir guardando el valor previsto sin verse afectado por el recalculo.
Sólo de este modo tendremos una solución mágica que permita cuadrar en una contabilidad analítica, líneas + retenciones + impuestos = total factura, y después los asientos correspondientes a total factura = liquidación de cobros.
Algunos dirán que las retenciones e impuestos no son problema por no ser transnacionales fuera de la CEE. Nuestra respuesta es… hay tantos países que no lo sabemos. Y preferimos que todo esté previsto y funcione aún en los casos más enrevesados.
Por no complicar el asunto, dejamos de lado otras consideraciones, como que exista una tercera divisa como divisa de factura, que sirve como divisa puente para la transacción, y que no coincida ni con la divisa de origen ni con la del país de destino. Caso en que tendrá que hacerse una fórmula para calcular el cambio a aplicar.
Todo esto ha sido solucionado en nuestra última actualización. Lo que permite un control exacto y del todo automático. Ya que Transgés monta la factura de compra de forma automática cuando detecta que la empresa es otra empresa perteneciente al grupo. Y dado que Transgés actualiza la contabilidad en tiempo real, todo esto se efectúa sin que el usuario ni si quiera lo perciba… hasta que ve el resultado en la contabilidad y en gestión.
Como siempre… vamos por delante.
Desde hace años dirige Interges Dataware S.L. enfocada a programar y comercializar soluciones de gestión, administración y contabilidad en empresas transitarias y agentes de aduanas en puertos y aeropuertos llamada TRANSGES.