Es una cuestión por supuesto natural que como importador o exportador se contraten servicios a distancia en el puerto en donde se realizarán las operaciones, es probable que te haya visitado algún ejecutivo comercial de alguna empresa de logística, agencia aduanal o transportista ofreciendo sus servicios mencionandote por su puesto todos los beneficios y bondades que ofrece la empresa que representa, alguos simplemente contratan, otros se dan a la tarea de investigar al menos por intenet acerca de la infraestructura y situación legal de la empresa que les visita, y solo algunos otros pocos se dan a la tarea de físicamente visitar a los proveedores en puerto llegando hasta donde se deba llegar. A estos últimos será a los que con menor frecuencia se les dificulten las operaciones en origen o destino, quienes tendrán mayor seguridad y quienes le pondran cara a la firma de los mails que mas adelante estarán recibiendo con los reportes de operación.
Sin embaergo esto no es suficiente, basar la confianza de su operación unicamente en los mails que nos hace llegar el proveedor muchas veces no representa que lo que se nos dice es lo que en realidad esta sucediendo, como importador o exportador muchas veces es la necesidad tan grande de escuchar lo que necesitamos que forzamos las respuestas que queremos oir, sin dar paso a la honestidad de nuestro ejecutivo colocándolo a veces entre la espada y la pared ocasionando lo que llamaré la “mentira piadosa operativa”.
¿Salió o no ya mi carga?, ¿en que parte de la carretera viene?, ¿ya fue consolidado mi contenedor?, ¿arribo ya el buque?; son las preguntas que constantemente se reciben por parte de los operadores logísticos, preguntas que en algunas ocaciones serán respondidas con cierta ventaja, ganando tiempo. La supervisión de la operación de manera remota exige un nivel de confianza en el proveedor tal que nos permita tomar las decisiones necesarias en materia de distribución o logística, el desconocimiento de los problemas reales en puerto o de los tiempos de operación dificultarán la comunicación entre cliente y proveedor; es decir, mientras el cliente importador o exportador piensa que el camión entró por su carga y es esto una simple cuestion de “llego me presento me cargan y me salgo” el operador de transporte puede estar detenido camino al puerto interrumpido por ejemplo por las obras de ampliacion a 6 carriles del acceso al mismo, o se encuentra con una fila (contraruta) tremenda en los carriles de reconocimiento aduanero lo cual retrasa de manera importante la puntualidad de su salida, o simplemente el operador se paró por unos “tacos”, cualquiera que fuese la causa de que la información recibida por nuestro ejecutivo de tráfico difiera de los acontecimientos físicos reales se va construyendo una fuente de incredulidad y desconfianza entre operador y cliente que a la larga desgastará la relación.
Es importante no basar la confianza de nuestra operación en un e-mail, la contratación de empresas de certificación de carga puede ser una solución rápida e incluso confiable pero algo costosa, por otra parte los costos de transportación, alimentación y hospedaje para cada operación serían una locura, ¿que hacer para confiar plenamente en que mi operación se está llevando conforme a lo indicado y todo camina en armonía?.
Es imperativo conocer fisicamente las instalaciones infraestructura y localización de las oficinas del proveedor que estamos por contratar y que de acuerdo a nuestras necesidades cuente con lo necesario.
Tambien no menos importante conocer a las cabezas o cabeza de la empresa quienes por lo general dictan las órdenes difíciles como paros operativos, cambios en las prioridades de carga y descarga o solucionan problemas que pueden afectar al importador o exportador de manera importante.
Revisar los softwares de operación de la compañia, una empresa anquilosada tecnológicamente será lenta en respuesta y en reporte.
Indagar acerca del estilo de mando, dirección y estructura funcional de la compañía que será contratada, ¿estamos de acuerdo con su proceder?, ¿tiene demasiada rotación de personal?, ¿le da valía a su servicio o nos dejará por un mejor postor?.
Finalmente, hay muchas maneras de fomentar y hacer crecer la confianza entre cliente y proveedor, a distancia es como el amor de lejos. Antes solía decir que el amor llegaba hasta viaducto e insurgentes (en Cd. de México), pero estos amores logísticos en definitiva son transoceánicos y por eso debemos fomentarlos cuidarlos y estar al pendiente de ellos. Recuerden, no todas las deciciones son del ejecutivo que los atiende, vale la pena comentarlo.
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